Автоматизированные системы в архивном деле на современном этапе

В конце XX века компьютерные технологии затронули все сферы деятельности человека, в том числе и архивные учреждения. Внедрение новых информационных технологий в работу архивов расширяет доступ (в том числе удаленный, т.е.

---

Для того чтобы купить дипломную работу по электрике не нужно никаких усилий. Просто заполните форму заказа и мы приступим к написанию вашего диплома.

---

. через глобальные компьютерные сети) к документной информации, создает новые формы издания документов и справочников на нетрадиционных носителях (CD-ROM, DVD). Появление персональных компьютеров ознаменовало подлинную революцию в использовании ЭВМ и компьютерных технологий, принципиально изменило подходы к информатизации в архивном деле. Мощные, компактные и относительно дешевые компьютеры, снабженные современными программными средствами, предоставили возможность использовать автоматизированные технологии во многих видах работ, ведущихся в архивных учреждениях, осуществлять их более эффективно и с меньшими трудозатратами. Информатизация архивного дела – это процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов путем внедрения в архивное дело теоретических и прикладных разработок информатики, а также использования в работе архивов компьютерной техники и программного обеспечения. Информатизация базируется на правовых актах, регулирующих архивное дело в России: "Об архивном деле в РФ", "Положении об Архивном Фонде Российской Федерации", на положениях законодательных актов и нормативных документов, регулирующих процессы информатизации. На начальном этапе информатизации система информационных технологий неизбежно в значительной степени копирует сложившуюся традиционную "бумажную" технологию работы с документами, дублирует устоявшуюся схему внутри- и межотраслевых информационных потоков. По мере увеличения автоматизированных информационных ресурсов, их вовлечения в активный оборот, "врастания" в архивную практику информационных технологий столь же неизбежна трансформация структуры и интенсивности информационных потоков, форм, методов и показателей архивной деятельности, видов работы пользователей. Эти факторы, а также прогресс в развитии компьютерной техники и технологии определяют необходимость постоянной и высоко-эффективной работы по информатизации архивного дела России и подчеркивает актуальность выбранной темы. Объект исследования: автоматизированные системы Федеральной архивной службы РФ. Предмет исследования: история развития автоматизированных систем в архивной отрасли России. Методы исследования: - сравнительно-исторический метод, позволяющий сравнить историю развития архивного фонда, как одну из частей архивной истории России во 2-й половине ХХ – начале XXI вв. - хронологический метод, определяющий временные рамки истории развития архивного фонда во 2-й половине ХХ – начале XXI вв. - метод периодизации – помогает рассмотреть развитие архивных фондов в 3-х периодах: послевоенный, распад СССР, новейшее время. Цель исследования: изучить историю создания и современное состояние автоматизированных систем Федеральной архивной службы РФ Задачи исследования: 1. Изучить историю развития Федеральной архивной службы РФ 2. Рассмотреть современные проблемы использования программы "Архивный фонд", а так же "Фондового каталога" и "Центрального фондового каталога" В своей работе я буду использовать различные источники и литературу связанные с изучением автоматизированных систем Федеральной архивной службы РФ, а так же воспользуюсь электронными ресурсами.

Таким образом, можно констатировать что в 1990–2000 годы, не- смотря на значительные трудности – финансовые, технологические, методические, правовые, – архивами проделана огромная работа по созданию разнообразных автоматизированных поисковых систем. Не 87 Афанасьева Л.П. стоит преуменьшать ее значение на основании того, что пока ничтожное количество Архивного фонда РФ описано в АИПС. Количество записей в созданных БД измеряется уже миллионами. К тому же еже- годно активно используется не более двух процентов архивных доку- ментов. Так, по подсчетам И.А. Иоффе, соотношение количества единиц хранения в архиве и использованных в течение года дел в конце 1980-х годов было сходным для большинства архивов и колебалось от 1,12% до 1,8% 53 А деятельность архивов была направлена на описание в автоматизированных системах именно той части фондов и кол- лекций, которая наиболее востребована исследователями. В настоя- щее время мы можем констатировать, что в создании архивных АИПС наступила эпоха интеграции информационных ресурсов, созданных разрозненно, отчасти второпях, в ответ на «злободневные запросы» пользователей к единым межфондовым и межархивным информационным системам. Вместе с тем, очевидно, что результаты этой работы явно недостаточно доступны пользователям. Поэтому важнейшей проблемой является предоставления широкого доступа исследователей к созданным электронным справочникам. Решение проблемы возможно тремя путями – развитие локальных сетей в архивах и предоставление созданных БД пользователям в читальном зале, издание справочников на CD-ROM 54, издание справочников в глобальной сети. Наиболее вероятным направлением, с учетом последних тенденций, является дальнейший рост числа справочников, размещенных в Интернете. Особенно эффективной представляется активная деятельность архивов по электронной публикации путеводителей, кратких справочников и аннотированных списков фондов. При этом важную роль играет выбор формата представления АИПС. Так, например, создание справочников в гипертекстовом (html, xml) и даже текстовом (doc) форматах дает возможность, в случае размещения АИПС в Интернете, осуществлять поиск с помощью поисковых машин глобальной сети, а значит, делает ресурс доступным миллионам пользователей. Однако поиск по самому ресурсу за- частую неудобен, требует последовательной загрузки всех страниц справочника. Представление АИПС в формате СУБД (dbf и др.) дает возможность быстрого многоаспектного поиска по всему массиву данных, но создает трудности при интеграции данных с другими системами и при поиске данных в Интернете. Современные АИПС стремятся совместить достоинства баз данных и гипертекстовых систем. 88 Электронные справочно-поисковые средства… Так, например, система «Каисса-архив», реализованная в СУБД Oracle, дает возможность представления информации в Интернете благодаря использованию языков PL/SQL в качестве основного языка разработки серверной логики, Java в качестве языка обработки данных; представленных в виде XML. Эти же достоинства соединяет в себе система каталогов Национального архива республики Карелия. Благодаря реализации в СУБД «Кодекс», предназначенной для создания БД с неструктурированной информацией (законодательных актов), оказалось возможным осуществить поиск по любым реквизитам, включая текстовые поля, создание классификаторов и использовать интерфейс на основе гипертекста. В настоящее время ощущается недостаток подробных автоматизированных справочников, описывающих информацию на уровне дела, документа, части документа. Однако автоматизация НСА архивов развивается по принципу «от общего к частному». Создав электронный путеводитель, архивы приступают к описям, каталогам, указателям. Перспективными направлениями развития электронного НСА, на наш взгляд, можно назвать: • дальнейший рост числа АИПС, размещенных в Интернете; • их интеграция в единую информационную межархивную систему; • создание полнотекстовых баз данных; • издание справочников на CD-ROM (в том числе полнотекстовых), • создание интегрированных поисковых систем, соединяющих в себе описания документов на уровне фонда, описи, дела, документа. Такого рода справочники создаются как на общеотраслевом уровне, так и в отдельных архивах. Развитие информационных технологий, хранение и обработка оцифрованных материалов, прием электронных документов и главное – обеспечение их сохранности требует совершенно нового типа архивиста, хорошо владеющего информационными технологиями, умеющего обращаться с современной компьютерной техникой. Поэтому внедрение современных технологий обязательно должно сопровождаться обучением сотрудников. Необходимо как повышение компьютерной грамотности всех архивистов, так и целевое обучение работе с внедряемыми программными комплексами. Информатизация архивного дела – необходимое направление его развития. В настоящее время существует множество проблем в данном направлении, связанных с нормативным правовым регулированием, материально-техническим, финансовым, методическим, кадровым обеспечением. Но их решение позволит достичь качественно нового уровня формирования, учета, обеспечения сохранности, использования архивных документов. Как показывает опыт обеспечения информацией проблема сбыта является чрезвычайно сложной. В сложившейся ситуации более привлекательной становится гибкая стратегия, которая позволяет выбрать наиболее удобный для пользователя вариант, несмотря на увеличение себестоимости продукции, в том числе и из-за дублирования информации в различных формах предоставляемых услуг. При этом важнейшим фактором будет способность отрасли к потреблению новых информационных услуг. Тогда создание автоматизированной информационной службы ОЦНТИ станет катализатором информационной активности для отраслевых потребителей информации, но для этого требуется поддержка Росархива и целевое финансирование проекта на уровне отраслевой программы. Информатизация архивных учреждений позволит существенно улучшить информационное обслуживание потребителей как в самих архивах, так и его абонентов, пользующихся каналами связи. А это, в свою очередь, будет способствовать углублению и повышению эффективности научных исследований, осуществляемых на основе архивной информации. Применение современных средств коммуникации совместно с автоматизацией процессов поиска архивной информации позволит в значительной степени укрепить межрегиональные, межотраслевые и международные связи благодаря возможности проведения межархивного тематического поиска информации.

1. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с изменениями и дополнениями) 2. Основные правила работы государственных архивов российской федерации (утв. Приказом Росархива от 13-02-2002 16) (2016) Актуально в 2016 год 3. Проект Концепции развития архивного дела в Российской Федерации на период до 2020 г. 4. Концепция долгосрочного социально-экономического развития Российской Федерации на период до 2020 г. 5. Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации 6. Концепция формирования в Российской Федерации электронного правительства 7. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: внедрение информационных технологий в работу архива // Секретарское дело. 2003. № 11,12. 8. Тихонов В.И. Юшин В.А. Современные концепции электронных документов//Отечественные архивы. 1999. № 1. 9. Тихонов В.И. Юшин В.А. Электронные архивы и электронный документооборот// Отечественные архивы. 1999. № 2. 10. Леонтьева О.Г. Архивы и Интернет//Отечественные архивы. 2000.№ 3. С.86 Литература 1. Архивное законодательство : Законы и иные нормативные правовые акты // Архивы России / Федерал. архив. Агентство. – М., 2013. 2. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: правовое регулирование деятельности архивов / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова и др. // Секретарское дело. – 2004. - № 1. – С. 63-67. 3. Асфандиярова И.Г. Правовые основы организации архивного дела : учеб.-метод. комплекс / И. Г. Асфандиярова, Г. Т. Калимуллина. – Уфа : БАГСУ, 2009. – 91 с. 4. Брагина Е.М. Современные проблемы нормативного правового регулирования в сфере архивного дела в РФ // Вестн. Югор. гос. ун-та. – 2009. - № 4. – С. 9-12. 5. Бурова Е.М. Архивоведение : (теория и методика) : учеб. для вузов / Е.М. Бурова, Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева. – М. : МЭИ, 2012. - 482 с. 6. Даль Е.П. Административная ответственность за правонарушения в области архивного дела // Актуал. вопр. правовой политики в соврем. условиях – Хабаровск, 2009. – С. 185-193. 7. Кузина И.Л. Архивное право : учеб. пособие - Комсомольск-на-Амуре : КнАГТУ, 2011. - 136 с. 8. Лапина М.А. Информационное право : учеб. пособие для студ. вузов / М.А. Лапина, Ревин А.Г., Лапин В.И. ; под ред. И.Ш. Килясханова. – М. : Юнити : Закон и право, 2004. – 335 с. 9. Об архивном деле : федеральный закон от 22 окт. 2004 г. № 125-ФЗ : [принят Гос. Думой 1 окт. 2004 г. : одобр. Советом Федерации 13 окт. 2004 г.] // Рос. газ. – 2004. – 27 окт. (№ 237).