Организация работы с конфиденциальными документами и делами

Актуальность работы. Сфера коммерческой тайны регулируется законом, а нарушения повлекут ответственность для виновных лиц. Документы могут быть похищены не только на бумажном носителе, но и через информационные каналы. Кроме утечки вовне, для конфиденциальных документов актуальна опасность уничтожения вследствие форс-мажора (пожара и других экстремальных происшествий). Что содержат конфиденциальные документы и какова их ценность Информация в секретных бизнес-документах – интеллектуальная собственность компании. Ее неприкосновенность закрепляется в законах, а также защищается другими нормативными методами, например, товарным знаком. Одним из широких вопросов остается проблема установления подлинности и авторства документов. В электронных документах подпись исполнителя или ответственного лица заменяется электронной подписью.

---

Если закажете диплом на заказ, стоимость нашего сайта одна из самых адекватных.

---

. И если подделать подпись на бумаге непростая задача, то с электронной подписью дело обстоит совершенно иначе. В отличии от «живой» подписи, электронная подпись (ЭП) отчуждаема от своего владельца. То есть, если подпись под бумажным документом не отделима от человека, и никто другой не сможет подделать ее так, чтобы это не было обнаружено криминалистической экспертизой, то любой злоумышленник, завладевший носителем, содержащего секретный ключ подписи, может наложить ЭП на электронный документ так же легко и правдоподобно, как и законный владелец этого ключа. Чтобы решить данную проблему необходимо создать комплекс мер на всех этапах создания и жизнедеятельности электронного документа. Гораздо сложнее обстоит ситуация с архивами. Федеральные архивы, государственные архивы субъектов РФ только начинают рассматривать возможность организации работы с электронными документами на постоянной основе. Проблемы, которые затрудняют переход архива к работе с электронными документами: существующие СЭД недавно только начали использоваться для массивного хранения документооборота; ни одна из существующих СЭД не способна обеспечить целостность электронных документов в течение длительного периода времени; а некоторые СЭД и вовсе не предусмотрены для архивного хранения электронных документов; также эта проблема быстрого устаревания компьютерной техники и носителей, которые порождают угрозу потери информации и электронных документов из-за невозможности их прочесть. Таким образом, можно сделать вывод, что государство уделяет недостаточное внимание к внедрению СЭД, это проявляется в слабом интересе к разработке законодательно-нормативной базы, которая бы позволила гораздо шире использовать электронные документы и современные технологии в государственном управлении. Цель работы – рассмотреть организацию работы с конфиденциальными документами и делами. Задачи: - рассмотреть основные аспекты конфиденциальных документов ; - описать особенности хранения документов; - описать учет конфиденциальных документов. Объект исследования – конфиденциальные документы и дела. Предмет исследования – организация работы с документами и делами. Методы исследования – анализ, обобщение полученной информации. Источниковой базой исследования послужили ГОСТы, учебные пособия, научные статьи. Научная новизна исследования заключается в исследовании особенностей хранения документов. Практическая значимость работы заключается в определении учета конфиденциальных документов. Структура работы состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы.

В результате проделанной работы решены следующие задачи: рассмотрены основные аспекты конфиденциальных документов ; описаны особенности хранения документов; описан учет конфиденциальных документов. Организации конфиденциального делопроизводства в информационной безопасности уделяется, как правило, наименьшее внимание, хотя получение конфиденциальной информации через пробелы в делопроизводстве является наиболее простым и малозатратным способом получения информации. Чтобы информация стала защищенной, ее содержание и другие параметры должны закрепляться внутренними документами компании. Это состав информации, срок действия, уровень секретности, перечень должностей сотрудников, которым можно ее использовать. Состав информации – это перечень сведений компании, который регулярно контролирует руководство и служба безопасности компании – планы по захвату рынка, продвижению и развитию продукции, идеи, новации, ценообразование и другие сведения. Организация работы с конфиденциальными документами – это документооборот или движение в организации конфиденциальных документов от момента создания, получения и до завершения исполнения, передачи на хранение, отправки. Также в документооборот входит оперативное хранение и использования информации в текущей деятельности организации. Конфиденциальные данные для компании – это информация из перечня, оформленная в бумажном или электронном виде как носитель информации, который защищен интеллектуальными правами, принадлежащими юридическому или физическому лицу.

1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст). - М.: Изд-во стандартов, 2017 - 654 с. 2. ГОСТ 17914-72. Обложка дел длительных сроков хранения. Типы, размеры, технические условия (введён в действие 01.07.1973 г.) // Консультант Плюс: справочно-правовая система. - Законодательство, 2017. 3. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утвержден и введен в действие Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 27 февраля 1998 года № 28) // Консультант Плюс: справочно-правовая система. - Законодательство, 2017. 4. Басаков, М.И. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учебник / М.И. Басаков. - Рн/Д: Феникс, 2017. - 350 c. 5. Басовская, Е.Н. Делопроизводство: Учебное пособие / Е.Н. Басовская. - М.: Форум, 2016. - 256 c. 6. Быкова, Т.А. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): Учебное пособие / Т.А. Быкова, Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2017. - 304 c. 7. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: ВНИИДАД, 2014. - 247 с. 8. Еременко, В.П. Совершенствование документационного обес-печения управления в современных условиях / В. П. Еременко // Использование принципов Единой государственной системы документационного обеспечения в работе с управленческими документа¬ми и обеспечении их сохранности в ведомственных архивах. - СПб: Питер, 2016. - С. 26-102. 9. Кузнецова, М.В. Инструкция по делопроизводству: порядок составления / М. В. Кузнецова // Секретарское дело. - 2014. - № 2. - С. 8-100. 10. Кибанов А. Я., Родкина Т. А. Типовые формы регламентов управленческой деятельности // Кадровик. Кадровый менеджмент. – 2015. – № 7. – С. 14-100. 11. Кондакова Н. В. Учёт объёма документооборота организации // Кадровик. Управление персоналом. – 2015. – № 1. – С. 54-99. 12. Кудряев В. А. Организация работы с документами. – М.: ИНФРА-М, 2014. – 575 с. 13. Кузнецова Т. В. Документооборот и его анализ // Секретарское дело. – 2017. – № 3. – С. 12-105. 14. Кузнецова Т. В., Подольская И. А. Методы анализа результатов обследования организации делопроизводства // Делопроизводство. – 2016. – № 4. – С. 19-98. 15. Ловчева, М. Кадровый учет и делопроизводство: опыт, проблемы, решения / М. Ловчева // Кадровик. Кадровое делопроизводство. - 2017. - № 5. - С. 25-99. 16. Митрофанова А. Предпроектное обследование в рамках внедрения СЭД: интервьюирование и анкетирование // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2015. – № 1. – С 50-92. 17. Пахомов Е. В. Исследование документооборота предприятия с использованием методологии структурного анализа и проектирования // Известия ТРТУ. Тематический выпуск «Актуальные проблемы экономики, менеджмента и права». – Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2014. – № 4 . – С. 11-135. 18. Рогожин, М.Ю. Делопроизводство в кадровой службе: Учебно-практическое пособие / М.Ю. Рогожин. - М.: Проспект, 2017. - 784 c. 19. Санкина, Л.В. Характерные черты делопроизводства в фирмах мелкого и среднего бизнеса / Л. В. Санкина // Делопроизводство. - 2016. - № 1. - С. 17-108.