В заключение данной курсовой работы можно подвести следующие итоги:
В любой компании складываются какие-то собственные традиции в оформлении документов, однако, при этом необходимо добиваться, чтобы при всех различиях документ был отчетливым, конкретным, доказательным, объективным, написанным с соблюдением правил стилистики и красиво оформленным, а его содержание отвечало требованиям деловой вежливости.
Деловой этикет требует, чтобы документы были достоверными, доказательными, объективными, убедительными. Точность в подборе фактов, оценка ситуации особенно нужна в документации, отображающей конфликтные моменты в кругу деловых взаимоотношений.
Хотя документы пишутся, в основном, в нейтральном тоне, сам стиль документа может быть расценен как доброжелательный или грубый, как вежливый или бестактный и т.п. Зачастую в документах за внешней нейтральностью тона проглядывается резкость, неуважение к адресату. Но, не надо впадать в другую крайность – соревноваться в непомерной вежливости. Неверное представление о деловой вежливости приводит к появлению в документах выражений типа "Не откажете в любезности…"; "Будьте так добры…" и т.д.
Едва ли возможен полный список рекомендуемых выражений. Как богат язык, так богаты и формы выражения вежливости, несмотря на сухость, официальность и жесткие стилистические рамки деловых документов. И дело заключается в изложении фактов и просьб, в аккуратности оформления и четкости стиля, наконец, даже в своеобразном деловом "церемониале", т.е. правилах составления, подписания, прохождения и реализации документов. Так, вряд ли адресат, даже находящийся в подчинении у авторов документа, с удовольствием воспримет письмо, в котором чувствуется пренебрежение к нему: "Направляем к вам доработанный проект устава… Просим рассмотреть и утвердить". Пренебрежение здесь обнаруживается в том, что автор письма не допускает вероятности, что документ может быть и не утвержден. В этом случае ошибка может быть ликвидирована, если в письме после слов "Просим рассмотреть" добавить фразу "и в случае положительного решения…" или исключить слово "рассмотреть", оставить: "Просим утвердить".
"Церемониал" рекомендуется соблюдать и в практике подписания деловых бумаг. Он состоит в надобности соблюдения должностного уровня при подписании документов. Неприятное впечатление от документа оставляет неаккуратность его оформления. Необходимо внимательно вычитывать документ, чтобы устранить вероятные погрешности и описки. Зачастую наблюдается неправильное построение текста, несоразмерное расположение его частей, отсутствует разбивка по абзацам, что существенно затрудняет восприятие текста.
В служебных документах нужно бороться с неверным употреблением слов и терминов, неуместных или неоправданным употреблением иностранных слов и т.д. Необходимо помнить, что имеются официально учрежденные требования к оформлению документов. В частности, помимо тех требований, которые уже были названы, можно отметить следующие.
В документах, оформляемых на двух и более страницах, вторая и последующие страницы обязаны быть пронумерованы, причем на первой странице цифра "1" не проставляется. Номера страниц обязаны проставляться посередине верхнего поля листа арабскими цифрами на расстоянии 10-15 мм от верхнего края.
Текст документа рекомендуется печатать через 1,5 интервала. Документы мелкого формата допускается печатать через один интервал. Если документы предполагается издать типографским способом, они печатаются через два интервала. Реквизиты, состоящие из нескольких строк, печатаются через один интервал. При этом составные части наименования адресата, грифа утверждения, отметки о наличии приложения, грифа согласования следует отделять друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами. А сами реквизиты отделяются друг от друга 2-4 межстрочными интервалами. Название вида документа печатают прописными буквами. Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности. Если документ подписывается несколькими лицами и их подписи располагаются одна под другой, наименование должностей и расшифровку подписей разделяют 2-4 межстрочных интервала.
Дата в служебных документах может оформляться любым из следующих способов: 20.05.95, или 20.05.95, или 20.05.1995. После цифр, обозначающих год, точка не ставится. В зависимости от назначения документа допускается приводить элементы даты в такой последовательности: год, месяц, день месяца. Допускается также словесно – цифровой способ оформления дат в актах, служебных письмах, приказах, протоколах, других документах, содержащих сведения финансового характера. Например: 17 января 1995 г. или 17.01.95.
Если в тексте используются цифры, то следует знать, как их записывать. Например, число 159000 в тексте документа выглядит так; 159 тыс. Однозначное число пишется словом, а не цифрой. Если однозначное число сопровождается единицей измерения, оно пишется словом; на одно изделие требуется три метра ткани. Многозначные числа записываются цифрами.
30 страниц
41% уникальность
2019 год
121 просмотров
