С формированием государственных органов в Российском государстве начали создаваться и их архивы. Судебник 1550 г. предписывал создавать хранилища документов по имущественному положению и повинностям посадских людей. Первые официально признанные государством наименования должностей архивариусов появились в 1720 г., спустя несколько лет с момента создания Московского сенатского архива. Современную государственную политику в области архивного дела осуществляет созданная в 1998 г. Государственная федеральная архивная служба России. Организацией архивной работы в судах Российской Федерации ведает Судебный департамент при Верховном Суде Российской Федерации. Каждый федеральный суд имеет свой архив, отражающий историю его работы за предыдущие десятилетия. В большей части субъектов Российской Федерации прошли стадию становления архивы судебных участков мировых судей. Архивная работа в судах является составной частью судебного делопроизводства. Качественный уровень работы архива суда является одним из важных показателей его работы. Архивы судов хранят бесценный кладезь информации.
Теория экспертизы ценности документов как любая научная теория, отражает закономерности развития общества. Для экспертизы особое значение имеют факторы, влияющие на оценку и отбор документов, в первую очередь, изменения в экономике и управлении; изменения в документировании (повышение качества документов и возникновение их новых видов, унификация цепочки документов по типовым управленческим функциям, составление массовых документов на базе автоматизированного банка текстовых заготовок, изменение документопотоков и норм концентрации информации в документе, разные полнота и качество документирования деятельности организаций и предприятий, развитие устных контактов в управлении); изменения в сфере использования документной информации (возникновение многоаспектности использования и его деидеологизация).
Экспертиза ценности документов является тем инструментом, который определяет как срок, так и средства хранения документов. Если документы нуждаются в длительном хранении, то используют средства для долговременного хранения документов, а при небольшом сроке целесообразно применять средства оперативного хранения документов.
Целесообразность использования традиционных средств оперативного хранения документов должны определяться объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним на основе заключений экспертизы ценности документов.
В качестве предложения по рационализации документооборота следует отметить как необходимость, повсеместное внедрение информатизации в работу архивов для повышения эффективности работы документационной службы в целом и оперативности средств оперативного хранения документов.
В этой связи требования к уровню организации архивного дела достаточно высоки и имеют тенденцию к своему дальнейшему совершенствованию в условиях информатизации и автоматизации ведения судебного делопроизводства, а также надлежащего исполнения обязанности обеспечения доступа граждан к информации о деятельности судов.
Современное делопроизводство характеризуется: повышением качества документов, составлением массовых документов на базе автоматизированного банка текстовых заготовок, применением ЭВТ при создании документов. Отбирая на хранение ценные документы, архивисты обеспечивают сохранение ценной социальной информации. Документная информация - т.е. информация, содержащаяся в документе, - предмет анализа архивистов. Экспертиза ценности изучает как ретроспективную документную информацию, так и оперативную в отличие от других направлений архивоведения.
За последние несколько лет в Российской Федерации принят целый ряд документов, определяющих, в том числе, и меры по информатизации архивного дела в судах. Базовыми документами в этом вопросе являются Государственная программа Российской Федерации «Информационное общество (2011–2020 годы)», «Стратегия развития отрасли информационных технологий в Российской Федерации на 2014–2020 годы и на перспективу до 2025 года» и др .
В то же время указанной нормативно-правовой базы явно не достаточно, чтобы всерьез говорить о проведении экспертизы ценности электронных документов в организациях. Отсутствует механизм выявления ценной электронной документации на этапе делопроизводства и другого их оперативного использования. Недаром существует совсем немного организаций, которые вносят электронные документы в свои номенклатуры.
Таким образом, главные проблемы экспертизы ценности электронных документов состоят в том, чтобы выявить эти документы в судах (и их подразделениях), определить, какие из них подлежать временному и постоянному хранению, и заинтересовать в передаче документов в архив. Практическое решение этой проблемы для государственных архивов осложнено отсутствием на федеральном уровне каких-либо нормативов, обязывающих включение электронных документов в номенклатуру дел или какой-либо другой способ их регистрации и учета.
Экспертиза ценности документов проводится на основе перечней - систематизированных списков видов и категорий документов, содержащих нормативные указания о сроках их хранения. Перечни документов позволяют установить сроки хранения или возможность уничтожения многих управленческих документов без их дополнительного изучения.
Организация работы с документами представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив федерального органа исполнительной власти. Все в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Федерального архивного агентства и других федеральных органов исполнительной власти.
Обеспечение надлежащего документооборота в архиве суда, соблюдения порядка отбора на хранение в архив документов, их комплектования, учета и использования — важнейшая задача специалистов, обеспечивающих деятельность архива суда.
Работники аппарата суда, ответственные за ведение архива, организуют работу архива и несут персональную ответственность за несоблюдение условий обеспечения сохранности документов, утрату и несанкционированное уничтожение документов, нарушение установленного порядка выдачи судебных дел и документов, ненадлежащее оформление выдаваемых судом копий судебных актов, подготовку сопроводительных писем и ответов на запросы.
Меняется технология работы с документами на бумажных носителях. Обеспечение судебного делопроизводства при помощи новых аппаратов - брошюровочно-переплетных устройств, станков для прошивки документов - существенно модернизирует работу судов.
Бумажные архивы органов судопроизводства представляют собой очень большие массивы разнородных документов. При обращении к ним сотрудники судов сталкиваются с рядом трудностей. Для поиска в архиве нужного документа необходимо достаточно длительное время. Если один документ востребован одновременно двумя сотрудниками, то приходится делать его копию. В случае, когда дело поступает в суд на время его рассмотрения, суд также вынужден делать копии с некоторых документов для формирования собственного архива, что вызывает рост нагрузки на участок ксерокопирования. Помимо этого, частое обращение к бумажным документам может приводить к их износу, а также, в некоторых случаях, и «потере», происходящей при ошибочной расстановке дел в архиве. Данные проблемы могут быть решены благодаря переводу необходимых документов в электронный вид и использованию в работе автоматизированных информационных систем, обеспечивающих оперативный поиск и доступ к документам в многопользовательском режиме.
Оцифровка бумажных документов помогает достигнуть следующей эффективности
- Уменьшение нагрузки на бумажный архив суда и участок ксерокопирования
- Сокращение расходов на содержание бумажных архивов
- Возможность высвобождения архивных площадей
- Использование электронных документов в информационных системах судопроизводства
- Ускорение процесса ознакомления с документами судебного делопроизводства.
Дальнейшее внедрение информационных технологий предполагает формирование электронного документооборота в архивах судов.
Указанной нормативно-правовой базы явно не достаточно, чтобы всерьез говорить о проведении экспертизы ценности электронных документов. Отсутствует механизм выявления ценной электронной документации на этапе делопроизводства и другого их оперативного использования.
Таким образом, практическое решение этой проблемы для судебных архивов осложнено отсутствием на федеральном уровне каких-либо нормативов, обязывающих включение электронных документов в номенклатуру дел организаций или какой-либо другой способ их регистрации и учета.
Поэтому требуется более детальная проработка нормативно-правовой документации регулирующей деятельность экспертных комиссий суда, а так же принятие новых законов.
60 страниц
47% уникальность
2020 год
66 просмотров
