Системы электронного документооборота: понятие, специфика, проблемы использования

Актуальность темы исследования определяется следующими положениями. Документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии. Неоспорима важность сохранности и умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения бизнеса. Способность принять верное решение и вовремя отреагировать на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит не только от таланта и опыта руководителей. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом.

---

Понадобилась контрольная работа срочно на заказ в Омске ? Обратитесь в Work5.

---

. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или, еще хуже, ее утрата) может привести к потере всего бизнеса. Ведь вовремя не полученная информация или документ это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности. Вследствие этого, на любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации. Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота, которым и посвящена курсовая работа. В настоящее время на большинстве российских предприятий корпоративная информация (договоры, прайс-листы, приказы, деловая переписка, финансовая документация и др.) хранится как в бумажном, так и в электронном виде (часто неупорядоченно на файл-сервере). При этом практически неизбежно возникает дублирование информации, а кроме того не обеспечивается поддержка разных версий документов и безопасность их хранения. То есть, и при преобладании электронной формы хранения документов, они не всегда используются эффективно. Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела к созданию систем электронного документооборота. Наибольших успехов в освоении этих областей достигли директор ВНИИДАД М. В. Ларин, к.т.н. М.П. Бобылева, Н.А. Храмцовская, А.В. Шамраев, а также такие компании-производители систем автоматизации делопроизводства и документооборота, как ЗАО «Бизнес-Школа Интел-Синтез», ЗАО «Электронные офисные системы», компания «Digital Design», компания «Cognitive Technologies». В работах М.В. Ларина и О.И. Рыскова подробно освещены вопросы методологии информационного менеджмента, технологий работы с электронными документами, а также раскрыты понятие и сущность систем управления документами. Особый интерес представляет работа Н.А. Храмцовской, которая посвящена изучению практических проблем организации межведомственного электронного взаимодействия в России, СНГ и странах дальнего зарубежья – в ряде европейских стран, США, Австралии. В работе А.В. Шамраева приводится исследование проблем правового регулирования информационных технологий. В частности, автором рассмотрены правовые аспекты построения информационного общества, использования сети Интернет. Цель курсовой работы - проанализировать системы электронного документооборота. Объект курсовой работы – системы электронного документооборота. Предмет исследования - виды, специфика, проблемы использования систем электронного документооборота. Задачи курсовой работы: - дать понятие системы электронного документооборота; - выявить специфику и виды электронного документооборота; - определить функции и цели электронного документооборота; - проанализировать проблемы использования системы электронного документооборота. Методологической основой послужили системный и функциональный анализ. Теоретическую основу работы составили труды современных исследователей в области делопроизводства, Интернет-ресурсы. Практическая значимость данной работы состоит в том, что предложенная модель электронного документооборота отражает принципиальную схему движения электронных документов, что может иметь значение для развития теории документационного обеспечения управления в условиях новых технологий. Результаты исследования могут быть также использованы при разработке аналогичных моделей применительно к предприятиям со сложным территориально-структурным распределением, для оптимизации работы с электронными документами на предприятиях подобного типа или в качестве наглядного пособия для перехода на электронный документооборот. Структура: курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка литературы.

На сегодняшний день очень многие управленцы понимают, что успеха фирма или организация может достигнуть не только тогда, когда она будет хорошо спланирована и управляема, но и тогда, когда внутри организации будет производиться оперативная, своевременная, правильная работа со всей документацией, выработанной в процессе ее деятельности. За время своего существования компьютерные технологии прошли длительный путь развития не только в области программных продуктов или архитектуры систем, но и в области интеграции компьютерных технологий и бизнес-процессов. Изначально созданные для автоматизации рутинных процессов компьютерные технологии стали решающим фактором, определяющим сами бизнес-процессы. Сейчас уже очень трудно представить современный офис не только без компьютера, но и без специальных программ, позволяющих автоматизировать всю работу с документацией. Можно сказать, что на сегодняшний день базовая функциональность этих программных продуктов всех наиболее известных производителей соответствует основным требованиям российского делопроизводства и обеспечивает реализацию всех основных делопроизводственных операций. Поэтому при выборе того или иного программного продукта основное внимание обращается на детали, особенности функционирования и настройки того или иного ПО. Таким образом, спрос на такие программы быстро увеличивается, и благодаря этому производители создают все более и более совершенные, системы, позволяющие решить любые промышленные вопросы, и проблемы, в развитии документационного обеспечения управления. Как итог этого можно увидеть, что практически все организации, даже большие приверженцы бумажного документооборота в офисе, перешли на новый уровень развития компьютерных технологий, стали использовать электронный документооборот. С каждым годом он принимает все большие размахи, но, несмотря на это, все-таки еще активно используется бумажное дело. Это приводит к смешению технологий бумажного и электронного офиса. Период смешения технологий заведомо конечен, и повсеместное внедрение полноценного электронного документооборота исторически неизбежно. Однако очень многие компании-производители стремятся обеспечить эффективность деятельности своих клиентов и на этом непродолжительном отрезке пути к новой эпохе.

Учебники и учебные пособия: 1. Басаков М.И. Основы делопроизводства в вопросах и ответах: Учеб.пос. для студ. вузов, уч-ся школ, колледжей / Ростов н/Д.: Феникс, 1997.-192 с. 2. Бахтеев Ю.Д., Захаров В.Ф., Наумов И.Н. Документационное обеспечение управления предприятий и организаций и архивное хранение документов: Учебное пособие. - Пенза: Пенз. гос. ун-т, 2003. - 67 с. 3. Блинов А.М. Информационная безопасность. Издательство: СПбГУЭФ, 2010. – 96 с. 4. Быкова, Т. А. Делопроизводство: Учебник / Т. А. Быкова, Л. М. Вялова, Л. В. Санкина. Под общ. ред. проф. Т. В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. 5. Веселов, П.В. Аксиомы делового письма: культура делового общения и официальная переписка / П.В.Веселов.-4-е изд. перераб. и доп.-М., 1993.-78 с. 6. Веселов, П.В. Профессия – секретарь: Учеб. пос. / П. В. Веселов.-М.: ИВЦ Маркетинг, 1996.-95 с. 7. Делопроизводство / Под ред. Т. В. Кузнецовой. – М.: Изд-во «МЦФЭР», 2004. 8. Делопроизводство. Документационное обеспечение бизнеса: Учеб. пос.-СПб.: Изд-во СПбУЭФ, 1997.-90 с. 9. Жидкова, Т.В. Компьютерная подготовка решений и документов: Учеб. пос. / Т. В. Жидкова, И. Б. Бреус, С. А. Дохман и др. - М.: Дело, 2002.-440 с. 10. Иванова, Е.А. Делопроизводство в контексте развития информационных технологий / Е. А. Иванова, И. С. Михалева, А. А. Полухин и др. Законодательное собрание Приморского края.-Владивосток: Изд-во ДВГТУ.-2006.-86 с. 11. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство: документное обеспечение управления / Т. В. Кузнецова.- 5-е изд. испр. и доп.-М.: ООО, 2007.-528 с. 12. Куняев Н.Н. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот: учебник / Н.Н. Куняев, А.С. Дёмушкин, Т.В. Кондрашова, А.Г. Фабричнов; под общ. ред. Н.Н. Куняева – М.: Логос, 2011. – 452 с. 13. Кушнаренко, Н. Н. Документоведение: Учебник / Н. Н. Кушнаренко. – М.: Т-во «Знания», 2007. 14. Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пос. для вузов по экономич. спец. / М. В. Кирсанова.-М., Новосибирск.-2006. 15. Кривошеева Н.А. Документационное обеспечение управления: Терминологический словарь. - Оренбург: ГОУ ОГУ, 2005. - 19 с. 16. Макаревич О.Б., Бабенко Л.К., Шилов А.К., Коваленко А.В. Основы защищённого делопроизводства: Методическое пособие по курсу "Технология защищённого документооборота". Часть 1. - Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2000. - 120 с. 17. Санкина, Л. В. Делопроизводство в коммерческой организации (на примере акционерного общества) / Л. В. Санкина, Т. А. Быкова. – М.:МЦФЭР, 2005. 18. Сиганова Т.В. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие (для студентов экономического факультета). - Омск: Изд-во ОмГУ, 2004. - 71 с. 19. Фионова Л.Р., Фионова Ю.Ю. Документоведение и делопроизводство: Методические указания к выполнению лабораторных работ. - Пенза: Пензенский гос. ун-т, 2005. - 89 с. 20. Шишин И.О. Корпоративный документооборот. Учебное пособие. Издательство: СПбГУЭФ, 2008. – 80 с.